Connaître les problèmes récurrents avec l'URSSAF - Bilan-en-retard.fr
Quelle entreprise n’a pas connu des problèmes récurrents avec l’URSSAF ? Créer votre dossier, le gérer, apprendre à décrypter le site de l’organisme demande parfois beaucoup de temps. D’autre part, qu’il s’agisse d’une simple erreur de votre part ou au contraire d’un contrôle de votre dossier, les démêlés avec l’organisme centralisateur de nos cotisations ne sont, hélas, pas rares. Comment donc s’y retrouver, savoir se défendre, voire anticiper les difficultés de compréhension avec l’URSSAF ?

Quels sont les problèmes récurrents que l’on rencontre avec l’URSSAF ?

L’URSSAF est chargée d’encaisser l’ensemble des cotisations sociales qu’elle reverse ensuite aux différentes caisses (maladie, retraite, vieillesse, etc.). Avant toute chose, il faut s’inscrire dès le début de son activité. Hélas, le site n’est pas aussi simple qu’il en a l’air.

Différents accès pour déclarer : les micros entrepreneurs sont perdus

La première difficulté à laquelle sont confrontés les microentreprises est l’accès aux déclarations ; trimestrielles par défaut ou mensuelles sur option. En effet, on peut se connecter au site de l’URSSAF via net-entreprise.fr ou par autoentrepreneur.urssaf.fr. Les novices se retrouvent avec plusieurs comptes, plusieurs mots de passe et ne savent pas où déclarer.

Impossibilité de joindre l’URSSAF : numéros payants

Que ce soit par e-mail ou par téléphone, il est impossible de contacter l’organisme pour être guidé. De numéro de téléphone payant à adresse courriel inexistante, c’est un parcours du combattant.

Numéros de téléphone spéciaux

Lorsque vous cherchez leurs coordonnées sur Internet, deux numéros apparaissent : le 3957, au coût de 0,118 €/mn, ou celui de l’autoentrepreneur.urssaf.fr. Vous découvrez que celui-ci aussi est payant. Il s’agit d’un numéro en 0800 qui vous coûte, depuis un poste fixe, 0,12 €/mn + le prix d’un appel.

Inutile de dire que même si le problème est urgent et demande une réponse rapide, à moins de vouloir se retrouver avec une facture de téléphone hors forfait, les entrepreneurs préfèrent un autre moyen de communication.

Chercher une adresse e-mail pour entrer en contact

Devant l’impossibilité d’envoyer un courriel, faute de voir une adresse s’afficher, il ne reste plus que la solution par voie postale. À toutes fins utiles, il vaut mieux envoyer votre courrier par voie de recommandé, avec ou sans accusé de réception. Ce dernier atteste de votre démarche.

Quels problèmes sont à prévoir avec l’URSSAF en cas de retard de déclaration ?

Si vous avez du retard dans le dépôt de vos déclarations, vous risquez le contrôle et le redressement de votre dossier. Les procédures de l’URSSAF sont strictes et tout délai, tant dans le dépôt que dans le paiement, entraîne une majoration automatique.

L’URSSAF va d’abord vous inviter à régulariser votre situation par une lettre amiable. Si vous ne répondez pas dans les 30 jours, une mise en demeure est alors envoyée. Il faut savoir que, dès la lettre de relance amiable, des majorations sont appliquées. Il est donc de votre intérêt d’anticiper la situation et d’en informer l’URSSAF, afin de négocier un accord et échelonner la dette.

Erreurs de calcul des cotisations suite à dépôt de la DSN : problèmes épineux à l’URSSAF

Depuis la mise en place de la déclaration sociale nominative, on ne compte plus les erreurs de calcul relatives aux salariés des entreprises. Certains patrons ont été taxés d’office sur des salariés embauchés en CDD. Ils ont terminé leur contrat depuis longtemps. Faute d’avoir fermé le compte, le chef d’entreprise est considéré comme défaillant. L’URSSAF se base alors sur la dernière fiche de paie déclarée.

En l’absence de fiche de paie récente, les agents de l’organisme procèdent à une taxation d’office, sur des bases qui peuvent être dix fois supérieures aux bases réelles déclarées, lorsque le salarié était sous contrat. La plupart du temps, il s’agit d’intérimaires que l’organisme considère comme faisant toujours partie de la société. C’est une longue bataille qui commence pour le patron afin de faire rétablir la situation. Une fois le dégrèvement obtenu, il faut encore réclamer la remise gracieuse des majorations qui peuvent se monter à plusieurs centaines d’euros.

Manque de souplesse et de dialogue au sein de l’organisme : constat de problèmes permanents avec l’URSSAF

Les mesures prises par l’URSSAF et ses agents se sont assouplies jusqu’à envoyer une lettre amiable avant la mise en demeure. Cependant, les entrepreneurs, dans leur grande majorité, regrettent une certaine absence de dialogue avec l’organisme. Compte tenu des difficultés évoquées plus haut pour contacter un agent, le dialogue s’établit très difficilement. Les dirigeants voient leurs dossiers traîner en longueur puisque la moindre procédure se fait par courrier. Il est assez difficile de connaître l’identité de celui qui gère votre dossier. Suivant le cas, vous pouvez avoir affaire à plusieurs interlocuteurs. Ce manque de transparence, malgré les règles administratives de levée de l’anonymat depuis les années ’90, participe à l’opacité du système.

Attestations en ligne : des problèmes d’accès sur les sites de l’URSSAF

Les sociétés doivent faire établir une attestation prouvant qu’ils sont à jour de leurs obligations fiscales lorsqu’ils répondent à des appels d’offres de marchés publics.

Les différentes attestations dont vous avez besoin

Il faut faire signer l’imprimé n° 3666, pour satisfaire aux conditions et postuler. Ce document, en plusieurs volets, doit être signé par le Service Impôts des Entreprises, par le Service Impôts des Particuliers pour les entrepreneurs individuels et un volet doit être validé par le comptable public (Trésor Public).Il faut aussi être en possession de la déclaration de vigilance de l’URSSAF.

L’attestation obligatoire pour les marchés publics

Le document n° 3666 est facilement téléchargeable en ligne, ou on peut se le procurer dans les Centres des Finances Publiques. L’attestation de vigilance doit, quant à elle, être retrouvée sur le compte de la Sécurité sociale des indépendants. L’entrepreneur s’y prend parfois à plusieurs reprises pour obtenir le sésame qui lui permettra de postuler. En effet, si vous cherchez ce document sur le site de l’URSSAF, vous ne le trouverez pas. Il faut d’abord savoir comment se procurer l’attestation. On trouve le précieux papier sur le compte de la Sécurité sociale des indépendants. Encore faut-il, pour le télécharger, avoir préalablement installé Adobe Flash Player.

Quels sont les problèmes avec l’URSSAF en cas de cessation d’activité ?

Il faut être vigilant lorsque vous cessez votre activité. En effet, les cotisations et les contributions sociales, qu’elles soient provisionnelles ou définitives, doivent impérativement être réglées dans les 60 jours qui suivent la cessation. Celles pour lesquelles le chef d’entreprise a demandé un report ou un étalement sont à régler, dans leur intégralité, dans le laps de temps imparti. À défaut, l’URSSAF procède à leur recouvrement dans les conditions de droit commun. Elle envoie la relance amiable, puis la mise en demeure et, si la dette n’est pas régularisée, elle procède au recouvrement forcé de la créance.

Dans le cas où les formalités de cessation ne seraient pas effectuées, l’URSSAF continuera d’appeler les cotisations. Seule la cessation, via un formulaire P4, entérine la fermeture définitive d’un établissement. Tant que ce document n’est pas déposé, la société est supposée toujours active et reste donc redevable des cotisations auprès de l’organisme.

Médiateur : un bon moyen de régler les problèmes complexes avec l’URSSAF

Les services d’un médiateur sont désormais généralisés dans les URSSAF. Bien entendu, faire appel à la médiation ne peut se faire que sous certaines conditions.

Qu’est-ce qu’un médiateur ?

Le médiateur est un intervenant neutre qui se charge de désamorcer les conflits entre les entreprises et l’administration. Il doit tout d’abord être en possession de l’ensemble des données du litige. Il prend connaissance des points de vue respectifs et propose une solution amiable qui puisse satisfaire les parties en présence.

L’activité du médiateur est régie par une charte éthique et ses services sont soumis à la règle de la confidentialité. Il ne doit donc pas divulguer les constatations qu’il est amené à faire au cours de l’instruction du dossier. Il ne peut pas non plus faire état des déclarations des parties sans leur consentement. Pour tenter de résoudre les problèmes qui lui sont soumis, il s’appuie sur la réglementation en vigueur.

Avant de saisir le médiateur

Vous devez avoir déposé une réclamation auprès de l’URSSAF, par courrier ou par téléphone via le 3957. Vous pouvez saisir le médiateur si la réponse apportée ne vous satisfait pas ou si vous n’avez reçu aucune réponse dans un délai de 30 jours

Le médiateur vous recevra également si vous avez rencontré un mauvais accueil dans les locaux de l’URSSAF. Il vous aidera si vous rencontrez des difficultés à comprendre les explications été données par les agents de l’organisme. La procédure de saisie relève de l’article L217-7-1 code de la Sécurité sociale.

Action du médiateur

Le médiateur va s’efforcer de trouver un compromis, en respectant les lois et règlements en vigueur, afin de parvenir à une entente entre l’organisme et l’entrepreneur. S’il estime que votre dossier ne relève pas de sa compétence, il se chargera de le transmettre à l’URSSAF, ou à tout autre organisme qu’il jugera compétent pour trancher le désaccord.

Lorsque le médiateur se juge compétent, il procède à l’examen de votre réclamation sous la forme d’une procédure contradictoire. S’il considère que le dossier est incomplet, il demande des justificatifs complémentaires afin de pouvoir proposer une solution amiable. Il donnera alors ses conclusions, sous forme de recommandations, que vous recevez dans un délai d’un mois. Il faut compter deux mois pour les dossiers complexes, mais vous êtes averti par une lettre d’attente.

La saisine du médiateur est gratuite, mais elle ne peut pas être engagée si vous avez déjà intenté une action auprès du pôle social du tribunal de grande instance.

Bon à savoir : utiliser la médiation, si votre dossier est recevable, suspend les délais de recours prévus pour les réclamations. Vous pouvez saisir le médiateur en téléchargeant le formulaire dédié que vous trouvez sur le site de l’URSSAF. Vous pouvez aussi envoyer un e-mail à l’adresse du médiateur ou faire votre recours par voie postale. N’oubliez pas que votre expert-comptable peut vous accompagner tout au long de vos démarches !

 

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